Solo le organizzazioni Non Profit operanti nei seguenti Paesi sono eleggibili per richiedere la sovvenzione Meet and Code: Austria, Belgio, Bosnia e Erzegovina, Bulgaria, Croazia, Repubblica Ceca, Francia, Germania, Ungheria, Irlanda, Italia, Kazakhstan, Paesi Bassi, Nord Macedonia, Polonia, Portogallo, Romania, Russia, Serbia, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svizzera, UK, Ucraina. Tutte le proposte di eventi su digitale e coding inviate dovranno svolgersi durante e secondo le linee guida della EU Code Week (5 - 20 Ottobre 2019), dovranno essere indirizzate a bambini e ragazzi dagli 8 ai 24 anni, e a ingresso gratuito. Ulteriori dettagli nella sezione 'Criteri di selezione per la sovvenzione delle proposte di evento'.
L'azienda di software SAP, la Non Profit tedesca Haus des Stiftens gGmbH e i rispettivi partener locali di TechSoup Europe network (in Italia SocialTechno Impresa Sociale/TechSoup Italia) sono i principali promotori dell'iniziativa Meet and Code.
L'iniziativa è finanziata da SAP. La Non Profit Haus des Stiftens GmbH ha sviluppato l'iniziativa. E' responsabile della selezione dei progetti che ricevono sovvenzioni in Germania, Austria e Svizzera, e distribuisce i fondi messi a disposizione da SAP (di seguito 'fondi SAP') ai progetti selezionati. Per gli altri Paesi, Haus des Stiftens gGmbH coordina la distribuzione dei fondi SAP tramite i rispettivi partner locali di TechSoup Europe network.
le organizzazioni interessate a candidarsi per ricevere una sovvenzione Meet and Code devono prima registrarsi a Meet and Code e ottenere la validazione del loro status di organizzazione senza scopo di lucro. Questa validazione sarà effettuata dal partner di TechSoup Europe network responsabile nel Paese di riferimento dell'organizzazione (la lista di tutti i partner TechSoup Europe è disponibile all'indirizzo: http://www.techsoupeurope.org/where-we-work/). Una volta effettuata la validazione, il partner trasferirà a Haus des Stiftens gGmbH le informazioni sull'organizzazione fornite durante il processo di validazione e il risultato della validazione.
Le proposte di progetti (di seguito definiti 'proposte di eventi') possono essere inviate esclusivamente da organizzazioni registrate e validate tramite il registration form sul sito www.meet-and-code.org. Gli eventi possono essere inviati esclusivamente da organizzazioni registrate nel loro Paese come Non Profit.
I rappresentanti autorizzati devono fornire i dettagli dell'organizzazione, una descrizione dettagliata della proposta di evento e i contatti operativi per le comunicazioni relative all'evento. Ogni organizzazione è autorizzata ad inviare più di una proposta di evento, a patto che le proposte siano riferite a eventi significativamente differenti.
Le organizzazioni Non Profit possono proporre i loro eventi dal 3 giugno 2019 all'8 settembre 2019 inclusi. Il fattore determinante che permetterà la valutazione della proposta di evento da parte del partner locale sarà la completezza delle informazioni fornite e dei documenti inviati in fase di registrazione.
Ogni proposta di evento sarà valutata da SAP SE e/o da un'azienda del gruppo SAP nel Paese di appartenenza dell'organizzazione candidata (la lista delle aziende del gruppo SAP è disponibile all'indirizzo: https://www.sap.com/dam/site/corporate/legal/sap-legal-entities.pdf) e/o da Haus des Stiftens GmbH (per le candidature in Germania, Austria e Svizzera) o dal relativo partner locale del TechSoup Europe network (in tutti gli altri Paesi). Dopo quattro settimane il rappresentante dell'organizzazione riceverà una notifica via email e saprà se la sua proposta di evento è stata selezionata per ricevere la sovvenzione o meno.
Nel caso una proposta venga rifiutata, il partner locale TechSoup Europe può - su richiesta - condividere le motivazioni del rifiuto con il referente per l'organizzazione. L'organizzazione potrà inviare di nuovo la sua proposta dopo eventuale revisione. Nel caso la proposta riceva un secondo rifiuto, non potrà più essere inviata.
Ogni proposta di evento approvata e finanziata sarà automaticamente pubblicata sul sito www.meet-and-code.org e sarà visibile da tutti gli utenti.
Le proposte di evento che ricevono la sovvenzione dovranno svolgersi durante la EU Code Week, dal 5 al 20 Ottobre 2019.
Ogni proposta di evento approvata riceve solitamente una sovvenzione pari a 500€ per l'organizzazione dell'evento stesso. Haus des Stiftens gGmbH si riserva il diritto di aumentare o diminuire in casi specifici l'ammontare della sovvenzione da parte di SAP.
Le seguenti proposte di evento sono escluse dalla sovvenzione:
Ciascuna organizzazione che riceve una sovvenzione ha l'obbligo di preparare un breve report e ad inviarlo entro due giorni dallo svolgimento dell'evento. Il rappresentante dell'organizzazione deve a questo fine utilizzare il form specifico, che sarà inviato via email alla persona di riferimento prima della EU Code Week
Il report deve includere almeno le seguenti informazioni:
Inoltre, alle organizzazioni che ricevono la sovvenzione si richiede di condurre un'indagine per la valutazione dell'impatto sui partecipanti ai loro eventi. Alle organizzazioni sarà fornito un apposito form per l'indagine, che sarà inviato via email alla persona di riferimento prima della EU Code Week.
Le organizzazioni che ricevono una sovvenzione in Germania, Austria e Svizzera devono fornire a Haus des Stiftens gGmbH una conferma in merito alla donazione ricevuta nell'ambito dell'iniziativa Meet and Code. Le organizzazioni di altri Paesi potranno o meno ricevere la richiesta di inviare via email uno specifico form ai rispettivi partners locali di TechSoup Europe network (in Italia SocialTechno Impresa Sociale/TechSoup Italia) confermando di aver ricevuto la donazione e che utilizzeranno le risorse finanziarie.
Le conferme di donazione devono essere inviate dall'organizzazione entro 14 giorni dall'evento. I report e i risultati delle indagini devono essere compilati e inviati dall'organizzazione entro 48 ore dalla chiusura dell'evento.
Quest'anno, SAP avrà il piacere di premiare le migliori proposte di evento di ogni Paese partecipante come parte dell'iniziativa Meet and Code 2019. La partecipazione a questo processo di premiazione aggiuntivo è volontaria e ha luogo secondo le seguenti condizioni:
Il tema delle pari opportunità e della parità di genere ha un ruolo importante nella società di oggi. Questa categoria dell' award ha l'obiettivo di eliminare il gap legato al genere nel campo dell'IT e del Coding. Siamo alla ricerca di eventi creativi, che abbattono gli stereotipi di genere e permettono alle ragazze di accostarsi al coding. Alcuni esempi di eventi in questa categoria: “La Robotica delle ragazze" o “Code like a girl con Snap!”.
La vita è diversità. Solo un mondo inclusivo e aperto alla diversità può assicurarci un futuro. Nella categoria Diversity siamo alla ricerca delle migliori proposte di evento che possano ispirare i bambini e i giovani. Non solo nel campo dell'IT e del coding, ma anche per un mondo dove tutti possano avere le stesse opportunità e lo stesso apprezzamento. Per diversità intendiamo diversità culturale, religiosa o etnica, di età, genere, orientamento sessuale, identità o espressione di genere, abilità mentali e fisiche, diverse condizioni di vita o di lavoro. Potrebbero per esempio essere rivolti agli utenti di un carcere minorile o focalizzarsi sull'utilizzo della tecnologia da parte di persone con disturbi visivi o uditivi.
Sapevi che è possibile monitorare le api con l'ausilio delle moderne tecnologie? Siamo alla ricerca di hackathons, notti del coding o altri eventi che combinano il coding con azioni per il pianeta. Tutti gli eventi di coding che promuovono l'educazione e la sensibilizzazione sul tema dei cambiamenti climatici rappresentano un valido contributo all'SDG 13. Gli eventi in questa categoria potrebbero per esempio avere a che fare con la misurazione dell'inquinamento atmosferico, oppure con lo sviluppo di strumenti per l'efficienza energetica.
Una comunità locale rappresenta un luogo sicuro per i suoi abitanti. Gli eventi in questa categoria partono dalla vita e dalle consuetudini di una comunità e ne individuano i bisogni specifici. Gli eventi devono unire le persone accomunate da uguali interessi, idee o provenienza locale grazie alla passione di "incontrarsi e fare coding"! Un'idea potrebbe per esempio essere la creazione di una piattaforma a servizio del quartiere.
A partire dal 16 Settembre 2019 fino alle 23.59 del 20 Ottobre 2019, tutti gli eventi che partecipano a Meet and Code possono essere votati sul sito Meet and Code. Le organizzazioni raccoglieranno le preferenze tramite i voti che le persone assegneranno al loro evento. Affinché un voto sia conteggiato, è necessario inserire e confermare un indirizzo email. Ad ogni indirizzo email può essere associato un solo voto. Per far conoscere gli eventi e incoraggiare le persone a votarli, gli eventi possono essere condivisi sui canali social. I 10 eventi più votati tra tutti i Paesi partecipanti saranno pubblicati sul sito Meet and Code nel corso del periodo di votazione. I tre eventi con il maggior numero di voti riceveranno l'invito a partecipare all'Award Weekend.
Tutti gli eventi Meet and Code che hanno partecipato in una delle quattro categorie (oltre al voto del pubblico) saranno pre-selezionati dal partner locale TechSoup e quindi presentati alla Giuria per la selezione finale. La Giuria selezionerà tre finalisti (incluso un vincitore) per categoria in accordo con la procedura di selezione definita.
La descrizione dell'evento fornita dall'organizzazione sarà pubblicata sul sito web meet-and-code.org.
SAP, Haus des Stiftens gGmbH e i partners TechSoup Europe desiderano utilizzare queste informazioni, i report e i risultati delle indagini menzionati sopra e ogni altra eventuale informazione aggiuntiva, foto, video, loghi o altro materiale fornito dall'organizzazione, così come informazioni sui partecipanti e i vincitori dell'award e l'idea di evento associata, come parte del proprio processo di resoconto su Meet and Code. Le organizzazioni partecipanti riceveranno un form di consenso per autorizzare l'utilizzo del materiale a tali scopi di comunicazione.
Nel caso in cui il materiale fornito da un'organizzazione leda qualsiasi diritto di terze parti e quindi risulti impugnabile legalmente da parte di tale soggetto terzo contro SAP, Haus des Stiftens gGmbH e/o uno dei partner TechSoup Europe, l'organizzazione che ha inviato tale materiale lesivo è tenuto a indennizzare e mantenere indenne la parte interessata da tali pretese di terzi e dai costi causati dalla violazione.
Allo scopo di rafforzare l'identità di Meet and Code, le organizzazioni che ricevono fondi SAP hanno l'obbligo di utilizzare il logo di Meet and Code nelle attività di pubbliche relazioni connesse agli eventi sponsorizzati. Il corretto utilizzo del logo è spiegato nella Styleguide, disponibile nella sezione download dopo il login al sito meet-and-code.org. Inoltre, invitiamo fortemente le organizzazioni ad utilizzare gli hashtag dell'iniziativa: #meetandcode e #SAP4good nelle loro comunicazioni sui social. Meet and Code avrà una social media wall che mostrerà tutti i post che usano gli hashtag menzionati.
Meet and Code si svolge durante la EU Code Week e si propone di rafforzare questa iniziativa europea. Per questo, incoraggiamo tutte le organizzazioni finanziate a registrare i loro eventi Meet and Code anche sul sito della EU Code Week.
L'organizzazione Non Profit che propone l'evento è responsabile dell'esecuzione dell'evento. I partners dell'iniziativa non si assumono in alcun modo obblighi e responsabilità in merito al progetto e alla sua realizzazione. I partners dell'iniziativa non sono responsabili di eventuali danni, perdite, lesioni o incapacità subiti dai partecipanti, da terze parti o da entità legali conseguenti alla registrazione o realizzazione di un evento. Allo stesso modo i partners dell'iniziativa non sono responsabili di obblighi legali nei confronti dei partecipanti durante o a causa dello svolgimento di un evento, indipendentemente dal fatto che gli obblighi siano legati o meno alle risorse accordate.
I partners dell'iniziativa non sono responsabili dei danni ai computer connessi o causati dalla partecipazione o dallo scaricamento di materiali relativi all'iniziativa Meet and Code.
Se un progetto non si realizza o se rimangono dei fondi non utilizati per lo svolgimento dell'evento, i fondi SAP devono essere utilizzati entro il corrente anno solare in accordo con lo Statuto, la mission o le attività dell'organizzazione per progetti simili riguardanti i temi della programmazione o del digitale. Il dovere di rendicontare l'utilizzo delle risorse finanziarie rimane in essere.
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