Pot aplica la Meet and Code doar organizații nonprofit din Austria, Franța, Germania, Italia, Polonia, România, Spania și UK. Toate evenimentele de tehnologie și programare propuse trebuie să se desfășoare în perioada 1 iulie 2025 - 31 octombrie 2025 și trebuie să fie aliniate cu misiunea Europe Code Week. Evenimentele trebuie să se adreseze copiilor și tinerilor din medii defavorizate și subreprezentate și trebuie să fie gratuite pentru participanți. Mai multe detalii despre criteriile de evaluare se găsesc în secțiunea „Criterii de eligibilitate pentru evenimentele Meet and Code”.
Haus des Stiftens fuer Unternehmen und Non-Profits gGmbH (Haus des Stiftens), TechSoup Europe, Asociația Techsoup și ceilalți parteneri ai rețelei TechSoup Europe sunt organizatorii inițiativei Meet and Code.
Amazon este principalul partener donator, oferind sprijin financiar și know-how în cadrul Amazon Future Engineer, permițând astfel desfășurarea inițiativei Meet and Code. Haus des Stiftens este responsabilă cu organizarea programului. TechSoup Europe coordonează finanțarea și desfăsurarea programului cu sprijinul partenerilor coordonatori din cadrul rețelei TechSoup Europe. Partenerii locali TechSoup Europe sunt responsabili de coordonarea inițiativei și de selectarea propunerilor de evenimente care vor fi finanțate în țările lor. Programul a fost inițial fondat de Haus des Stiftens, SAP și TechSoup Europe.
Orice organizație nonprofit din România care este legal înființată în baza OG 26/2000 ȘI care este înregistrată și validată în Programul TechSoup România - www.techsoup.ro poate aplica pentru o finanțare Meet and Code.
Reprezentanții legali ai organizației trebuie să completeze cererea de finanțare, oferind detalii despre organizație, o descriere detaliată a evenimentului, precum și date de contact corecte. O organizație poate să depună mai multe idei de evenimente Meet and Code, cu condiția ca acestea să fie semnificativ diferite. Totuși, o organizație poate primi finanțare pentru max. 3 evenimente propuse.
Organizațiile pot aplica cu o idee de eveniment în perioada 6 iunie 2025 - 30 septembrie 2025 inclusiv. Pentru a asigura evaluarea de către partenerul local, propunerile trebuie să fie complete, cu toate documentele justificative încărcate în platformă în perioada menționată anterior.
Fiecare propunere de eveniment va fi evaluată de Asociația Techsoup, apoi persoana de contact a organizației va fi anunțat prin e-mail dacă evenimentul înscris va fi finanțat sau nu.
În cazul în care o propunere de eveniment este respinsă, partenerul local poate, la cererea organizației, să comunice motivul respingerii cu persoana de contact.
Organizația poate depune din nou propunea de eveniment după ce a implementat modificările aferente. Cu toate acestea, dacă este respinsă din nou, propunerea de eveniment nu mai poate fi prezentată. Prin depunerea unei propuneri de eveniment, solicitantul este de acord că fiecare idee de eveniment finanțată va fi publicată automat pe site-urile www.meet-and-code.org și www.codeweek.eu, accesibile tuturor utilizatorilor.
În cazul în care publicarea duce la încălcarea drepturilor solicitantului, în special a drepturilor de autor, a drepturilor asupra mărcilor comerciale sau a altor drepturi de proprietate industrială, solicitantul este singurul responsabil pentru exercitarea acțiunilor legale.
Evenimentele alese pentru finanțare trebuie să se desfășoare în perioada 1 iulie 2025 - 31 octombrie 2025.
Fiecare propunere de eveniment eligibilă pentru finanţare, va primi 500€ pentru implementare. Suma va fi plătită în Lei, la cursul BNR din data efectuării plății de către Asociația Techsoup către organizația aplicantă.
Următoarele criterii de eligibilitate se aplică ideilor de evenimente propuse:
* Grupurile defavorizate și subreprezentate includ, printre altele, persoane din familii de migranți și refugiați, din gospodării cu venituri mici/ medii economice defavorizate, din cartiere defavorizate din punct de vedere social, care nu au acces la un dispozitiv IT propriu, minorități etnice, precum și copii și tineri cu dizabilități.
Finanțarea poate fi folosită doar pentru evenimentul propus și selectat; cheltuieli eligibile:
TechSoup Europe și Asociația Techsoup au libertate deplină în acordarea finanțării după ce organizaţia a îndeplinit toate criteriile de eligibilitate.
Următoarele propuneri pentru evenimente sunt excluse de la finanţare:
Fiecare organizație nonprofit finanțată este obligată să răspundă la sondajul de raportare. Acesta cuprinde două chestionare, unul care trebuie completat înainte de eveniment și unul după finalizarea evenimentului. Se completează doar UN sondaj pentru fiecare organizație, indiferent de numărul de evenimente desfășurate de aceasta. Link-urile chestionarelor vor fi trimise pe adresa de e-mail a persoanei de contact.
Răspunsurile din chestionare vor include:
Pe lângă chestionarele completate de către organizație, va mai exista și un chestionar pentru tinerii beneficiari de la evenimentul Meet and Code. Organizația finanțată este încurajată să aplice acest chestionar la începutul și sfârșitul evenimentului în rândul participanților de la eveniment.
La încărcarea propunerii de eveniment pe website-ul http://www.meet-and-code.org/ și la furnizarea de materiale informative (precum imagini, videoclipuri sau nume), organizațiile sunt obligate să respecte legislația aplicabilă și să exonereze Fundația TechSoup și Asociația Techsoup de orice pretenții din partea terților, inclusiv privind încălcarea drepturilor de autor sau a mărcilor înregistrate. Organizația se angajează să despăgubească și să exonereze TechSoup Europe și Asociația Techsoup pentru orice pretenții, răspunderi, daune sau cheltuieli rezultate din încălcarea drepturilor terților, inclusiv utilizarea neautorizată a proprietății intelectuale sau încălcarea drepturilor privind protecția datelor personale.
În plus, atunci când sunt utilizate imagini sau alte date personale ale persoanelor – în special ale minorilor –, organizația are obligația de a obține și păstra consimțământul valabil și documentat înainte de transmiterea materialelor, în conformitate cu cerințele legale aplicabile (de exemplu, acord scris din partea părintelui sau tutorelui legal în cazul minorilor).Dacă TechSoup Europe sau Asociația Techsoup ia cunoștință despre o posibilă încălcare a drepturilor terților, va notifica organizația fără întârziere nejustificată și va solicita eliminarea imediată a conținutului în cauză. În cazul în care organizația nu răspunde solicitării într-un termen rezonabil, TechSoup Europe sau Asociația Techsoup își rezervă dreptul de a elimina sau dezactiva accesul la respectivul conținut. Orice răspundere pentru daunele rezultate din astfel de încălcări va reveni exclusiv organizației care a furnizat conținutul.
Organizaţiile nonprofit care au primit finanţare vor furniza Asociației Techsoup o confirmare de primire a finanțării primite în cadrul iniţiativei Meet and Code în termen de 2 zile lucrătoare după transferul sumei de către Asociația Techsoup.
Chestionarul de raportare trebuie completat în termen de 48 de ore de la încheierea evenimentului.
Partenerii programului au dreptul să utilizeze integral rapoartele, rezultatele chestionarelor, materialele informative furnizate și detalii despre participanți, împreună cu ideile de evenimente asociate, în scopurile proprii de raportare. Prin transmiterea ideilor și furnizarea de informații suplimentare pe parcursul participării, aplicantul își exprimă acordul față de această utilizare.
Pentru a sprijini inițiativa Meet and Code, încurajăm organizațiile să utilizeze logo-ul Meet and Code în activitățile lor de comunicare care includ evenimentul sponsorizat. Instrucțiunile privind utilizarea corectă a logo-ului sunt detaliate în ghidul de comunicare. Utilizarea logo-ului trebuie notificată printr-un e-mail la adresa: romania@meet-and-code.org
De asemenea, recomandăm organizațiilor să folosească în comunicarea lor pe rețelele sociale următoarele hashtag-uri: #MeetAndCode #MeetAndCode2025 #AmazonFutureEngineer #Colt #ExtraordinaryConnections #DigitalSkills4All #CollectiveImpact #codeEU
Meet and Code este aliniată cu misiunea Europe Code Week și are ca scop consolidarea acestei inițiative la nivel european. În consecință, încurajăm toate organizațiile nonprofit finanțate să înregistreze evenimentele Meet și Code și pe site-ul oficial Europe Code Week.
Meet and Code are loc în conformitate cu inițiativa EU Code Week și își propune să sprijine această inițiativă europeană.
Organizația non-profit care înscrie propunerea de eveniment este responsabilă pentru desfășurarea proiectului. Partenerii inițiativei nu sunt responsabili și nu pot fi trași la răspundere pentru implementarea proiectului sau pentru eventuale daune, pierderi, vătămări sau neîndeplinirea obligațiilor survenite ca urmare a înregistrării sau implementării proiectului, fie în raport cu participanții, terți sau entități juridice. De asemenea, partenerii nu sunt răspunzători pentru obligațiile legale care pot rezulta din participarea la sau desfășurarea proiectului, indiferent dacă sunt sau nu legate de resursele de finanțare.
Partenerii nu își asumă răspunderea pentru eventualele daune aduse echipamentelor informatice în legătură cu participarea la Meet and Code sau descărcarea de materiale asociate.
În cazul în care un proiect nu poate fi realizat din orice motiv sau dacă există fonduri reziduale după implementarea proiectului, aplicantul trebuie să informeze imediat Fundația TechSoup și poate propune alte proiecte similare în care să fie utilizate fondurile rămase.
La discreția Fundației TechSoup, fondurile reziduale trebuie fie returnate către Fundația TechSoup (sau către partenerul TechSoup relevant), fie utilizate în același an calendaristic pentru proiecte caritabile similare (în domeniul programării sau al competențelor digitale), în conformitate cu toate reglementările aplicabile. În cazul utilizării fondurilor pentru un proiect similar, aplicantul este obligat să raporteze imediat utilizarea fondurilor și să se asigure că acestea sunt folosite exclusiv în scopuri caritabile.
