Warunki uczestnictwa


Warunki aplikowania o grant w ramach Meet and Code

O grant Meet and Code aplikować mogą tylko organizacje pozarządowe z Austrii, Belgii, Bośnii i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czech, Francji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Kazachstanu, Północnej Macedonii, Niemiec, Polski, Portugalii, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Szwajcarii, Ukrainy, Węgier, Wielkiej Brytanii i Włoch. Wszystkie wydarzenia zgłoszone do Meet and Code powinny być zaplanowane na Europejski Tydzień Kodowania (od 5 do 20 października 2019) i skierowane do dzieci i młodzieży w wieku od 8 do 24 lat, a udział w nich powinien być darmowy dla uczestników. Więcej informacji w ‘Kryteria wyboru zgłoszonych pomysłów’.

Kto stoi za Meet and Code?

Firma informatyczna SAP, niemiecka organizacja charytatywna Haus des Stiftens gGmbH oraz partnerzy sieci TechSoup Europe to główni organizatorzy inicjatywy Meet and Code. W Polsce projekt realizuje Fundacja TechSoup prowadząca program TechSoup Polska oraz różnorodne działania edukacyjno-informacyjne skierowane do organizacji pozarządowych, a także koordynująca działania sieci TechSoup Europe.

Sponsorem inicjatywy jest firma SAP.

Organizacja non-profit Haus des Stiftens gGmbH opracowała incjatywę. Ponadto, odpowiedzialna jest za ogólne zarządzanie inicjatywą, akceptację wydarzeń w Niemczech, Austrii i Szwajcarii oraz przyznanie środków przekazanych przez firmę SAP (określanych jako 'Fundusze SAP') na zaakceptowane w tych krajach wydarzenia.

W pozostałych krajach, Haus des Stiftens koordynuje przekazywanie Funduszy SAP poprzez partnerów sieci TechSoup Europe.

Kwalifikacja zarejestrowanych organizacji

Organizacje zainteresowane aplikowaniem o grant Meet and Code muszą najpierw zarejestrować się na stronie Meet and Code oraz poczekać na weryfikację swojego statusu non-profit.

Proces weryfikacji i kwalifikacji organizacji przeprowadzony będzie przez partnera sieci TechSoup Europe działającego w kraju organizacji aplikującej (lista wszystkich partnerów TechSoup Europe dostępna jest na http://www.techsoupeurope.org/where-we-work/). Po kwalifikacji organizacji przez partnera TechSoup, informacje o organizacji podane w procesie weryfikacji jak również wynik końcowy kwalifikacji przekazane zostaną Haus des Stiftens gGmbH w celu dalszego postępowania.

Zgłaszanie pomysłu na wydarzenie

Projekty (określane jako 'pomysły na wydarzenia') mogą być zgłaszane jedynie przez zarejestrowane i zakwalifikowane organizacje pozarządowe korzystając z formularza rejestracyjnego na stronie Meet and Code.

Upoważnieni reprezentanci organizacji będą poproszeni o podanie danych rejestracyjnych organizacji i aktualnych danych kontaktowych w celu komunikacji dotyczącej wydarzenia, oraz wpisanie szczegółowego opisu planowanego wydarzenia. Każda organizacja może zgłosić więcej niż jeden pomysł na wydarzenie, pod warunkiem, że wydarzenia te znacznie się od siebie różnią.

Ramy czasowe rejestracji

Organizacje pozarządowe będą mogły zgłaszać swoje pomysły od 03.06.2019 do 08.09.2019 włącznie. Decydującym czynnikiem podczas oceny wydarzeń przez lokalnego partnera będzie przekazanie przed zakończeniem rejestracji wszystkich wymaganych informacji i dokumentów.

Ocena pomysłów na wydarzenia

Każdy pomysł na wydarzenie oceniony zostanie przez spółkę SAP SE i/lub spółkę grupy SAP działającą w kraju aplikującej organizacji (pełna lista spółek grupy SAP dostępna jest pod adresem: https://www.sap.com/dam/site/corporate/legal/sap-legal-entities.pdf) i/lub Haus des Stiftens gGmbH (dla organizacji aplikujących w Niemczech, Austrii lub Szwajcarii) lub właściwego partnera sieci TechSoup Europe (dla wszystkich pozostałych krajów) - w Polsce odpowiedzialna za to jest Fundacja TechSoup. W ciągu czterech tygodni od rejestracji wydarzenia, na adres e-mail wyślemy powiadomienie z informacją o pozytywnym bądź negatywnym rozpatrzeniu zgłoszenia.

Jeśli pomysł na wydarzenie zostanie odrzucony, osoba kontaktowa organizacji może poprosić lokalnego partnera TechSoup o informację zwrotną, jaki był powód odrzucenia wniosku. Organizacja może następnie dopracować swój pomysł i zgłosić go ponownie. Jeśli wydarzenie po raz drugi zostanie odrzucone, nie ma możliwości jego kolejnego zgłoszenia.

Zaakceptowane wydarzenia, które otrzymają grant na realizację, zostaną automatycznie opublikowane na stronie Meet and Code i będą widoczne dla wszystkich użytkowników strony.

Czas na przeprowadzenie sfinansowanych wydarzeń

Wydarzenie musi odbyć się w trakcie Europejskiego Tygodnia Kodowania między 5 a 20 października 2019 roku.

Wysokość grantu

Każde wydarzenie ocenione pozytywnie otrzyma zazwyczaj kwotę w wysokości 400 €. Haus des Stiftens gGmbH zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia wysokości Funduszy SAP w pojedynczych przypadkach.

Kryteria wyboru zgłoszonych pomysłów

  1. Wydarzenie musi dotyczyć tematyki programowania lub nowych technologii. Może być to hakaton przeprowadzony w szkole, warsztat z języków programowania takich jak Scratch czy HTML dla członków stowarzyszenia, zespołu szkół lub innej grupy, seminarium dotyczące IoT lub sztucznej inteligencji – najważniejsze, aby wydarzenie skupiało się na tematyce kodowania.
  2. Wydarzenie musi być skierowane do co najmniej 20* osób, dzieci i młodzieży w wieku od 8 do 24 lat. (*Nie ma górnego limitu liczby uczestników.) Możliwe jest także rozbicie wydarzenia na mniejsze warsztaty czy spotkania, które łącznie dotrą do minimum 20 uczestników.
  3. Udział w wydarzeniu finansowanym w ramach inicjatywy Meet and Code musi być dla uczestników bezpłatny.
  4. Wydarzenia są organizowanie i przeprowadzane przez organizacje pozarządowe, które zgłosiły na nie pomysł. Organizacja zgłaszająca pomysł na wydarzenie jest odpowiedzialna za wszystko, co wydarzy się podczas planowania, organizacji oraz przeprowadzania projektu, jak również za czynności, które należy wykonać po samym wydarzeniu.
  5. Grant może zostać wykorzystany jedynie na potrzeby zgłoszonego projektu w ramach nieodpłatnej działalności organizacji.
  6. Obiecane fundusze zostaną wypłacone jedynie organizacjom, które będą w stanie potwierdzić swój status non-profit. Odpowiednie dokumenty poświadczające status non-profit muszą zostać przekazane (oraz zweryfikowane) przed przesłaniem pomysłu na wydarzenie.
  7. Jeżeli organizacja spełnia wszystkie kryteria, o przyznaniu funduszy zadecyduje organizacja Haus des Stiftens gGmbH lub, w zależności od kraju, właściwy partner sieci TechSoup Europe. W Polsce jest to Fundacja TechSoup.
  8. Fundacja TechSoup nie ma obowiązku do podania powodów odrzucenia, ani do przekazania grantu każdej aplikującej organizacji, nawet jeśli wszystkie kryteria formalne zostały spełnione.

Kryteria wykluczające

Poniższe pomysły na wydarzenia są wykluczone z projektu:

  • Wydarzenia zaplanowane i realizowane w kraju nieobjętym projektem
  • Inicjatywy polityczne lub religijne
  • Projekty, z których skorzystają jedynie pojedyncze osoby
  • Projekty niezwiązane z Meet and Code

Obowiązek raportowania

  1. O dofinansowanych wydarzeniach

    Każda organizacja pozarządowa otrzymująca grant jest zobowiązana do sporządzenia krótkiego raportu w ciągu dwóch dni od zakończenia wydarzenia. Osoba reprezentująca organizację powinna przesłać raport korzystając z formularza, który przesłany zostanie drogą mailową do podanej osoby kontaktowej z organizacji jeszcze przed rozpoczęciem Europejskiego Tygodnia Kodowania (ang. EU Code Week).

    Raport musi zawierać poniższe informacje:

    • Nazwa organizacji
    • Nazwa wydarzenia
    • Lokalizacja wydarzenia
    • Data wydarzenia
    • Charakter wydarzenia
    • Liczba i płeć uczestników
    • Minimum jedno zdjęcie z wydarzenia

    Organziacje pozarządowe, które otrzymają grant będą również zobowiązane do przeprowadzenia ankiety badającej wpływ wydarzenia na uczestników oraz ich wrażenia. Odpowiednia ankieta zostanie przesłana drogą mailową do osoby kontaktowej z organizacji jeszcze przed rozpoczęciem Europejskiego Tygodnia Kodowania (ang. EU Code Week).

  2. Umowa grantowa i potwierdzenie otrzymania grantu

    Organizacja otrzyma drogą mailową od partnera sieci TechSoup Europe działającego w danym kraju umowę przekazania dotacji w ramach inicjatywy Meet and Code. W Polsce organizacją przekazującą grant jest Fundacja TechSoup. Ponadto, organizacja może zostać poproszona o przesłanie pisemnego potwierdzenia otrzymania darowizny.

  3. Termin przesłanie potwierdzenia i raportu

    Potwierdzenie otrzymania grantu powinno zostać przesłane przez organizację pozarządową w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia. Raport merytoryczny oraz ocena wydarzenia powinny zostać przesłane przez organziację w ciągu 48 godzin od zakończenia wydarzenia.

Nagroda: Meet and Code Award

W tym roku firma SAP będzie miała przyjemność nagrodzić najlepsze pomysły na wydarzenia spośród zgłoszeń przesłanych ze wszystkich krajów uczestniczących w inicjatywie Meet and Code 2019. Udział w tym dodatkowym procesie konkursowym jest dobrowolny i regulowany następującymi warunkami:

  1. Organizatorem Meet and Code Award jest firma SAP SE.
  2. Celem przyznania nagrody jest wyróżnienie najlepszych wydarzeń, które przygotują dzieci i młodzież na wyzwania świata cyfrowego i tym samym pobudzą ich wyobraźnię. Najlepsze pomysły na wydarzenia w każdej z czterech poniżej opisanych kategorii oraz zwycięzcy publicznego głosowania zaprezentowani zostaną podczas europejskiego Award Weekend zamykającego inicjatywę.
  3. Rejestracja: Organizacje aplikujące o grant Meet and Code mogą zdecydować podczas rejestracji wydarzenia, czy i w jakiej kategorii Award ich wydarzenie zostanie ocenione.
  4. Ocena wydarzeń zostanie przeprowadzona w podanych kategoriach zgodnie z poniższymi kryteriami:
    • Girls do IT! (Dziewczyny kodują!)

      Temat równouprawnienia płci i wyrównania szans odgrywa ważną rolę w dzisiejszym społeczeństwie. Powyższa kategoria ma na celu zniwelowanie nierówności między mężczyznami i kobietami obecnymi w branży IT i programowaniu. Szukamy kreatywnych wydarzeń które przełamują stereotypy i wspierają przyszłe programistki. Przykładowe wydarzenia dla tej kategorii to "Robotyka dla dziewczyn" czy “Dziewczyny programują w Snapie!”.

    • Diversity (Różnorodność)

      Życie to różnorodność. Tylko zróżnicowany i otwarty świat może zabezpieczyć naszą przyszłość. W kategorii Diversity szukamy projektów, które w najlepszy sposób zainspirują dzieci i młodzież. Nie tylko do odkrywania tajników IT i programowania, ale także do tworzenia świata równych szans i wzajemnego szacunku. Rozumiemy przez to różnorodność kulturową, religijną i etniczną, jak również różnorodność ze względu na wiek, płeć, orientację seksualną, tożsamość lub ekspresję płciową, możliwości fizyczne oraz psychiczne, czy też różnorodne warunki życia i pracy. Wydarzenie w tej kategorii może być skierowane do nieletnich więźniów lub skupiać się na wykorzystaniu technologii na rzecz ludzi z zaburzeniami wzroku czy słuchu.

    • Code for the Planet (Koduj dla planety)

      Czy wiedzieliście, że za pomocą technologii można obserwować przemieszczanie się pszczół? W tej kategorii poszukujemy wydarzeń, np. hakatonów, wieczorów kodowania lub innych warsztatów, które połączą programowanie z działaniami na rzecz środowiska. Wszystkie wydarzenia związane z polepszeniem edukacji o zmianach klimatu poprzez zwiększenie świadomości o nich stanowią cenny wkład w Cel nr 13 "Działania w Dziedzinie Klimatu". Przykładowe wydarzenia z tej kategorii mogą dążyć do wykorzystania technologii do pomiaru zanieczyszczenia powietrza lub stworzenia narzędzi zapewniających lepszą wydajność energetyczną.

    • Community (Społeczność)

      Społeczność lokalna to bezpieczna sieć dla ludzi, którzy ją tworzą. Wydarzenia z tej kategorii biorą pod uwagę aspekty lokalne i specyficzne potrzeby społeczności oraz poprzez pasję do spotykania się i kodowania zbliżają ludzi, którzy mają podobne cele, pomysły i mieszkają w tej samej okolicy. Przykładem takiego wydarzenia może być wspólna praca przy lokalnej platformie.

  5. Publiczne głosowanie: patrz sekcja "Proces".
  6. Zakwalifikowane do ubiegania się o nagrodę są wydarzenia, które otrzymały grant Meet and Code. Pracownicy organizacji organizującej wydarzenie Meet and Code, jak również urzędnicy i inni pracownicy sektora publicznego są wykluczeni z konkursu.
  7. Procedura:
    • Publiczbe głosowanie

      Między 16 września a 20 października 2019 roku do godziny 23:59 na każde zaakceptowane wydarzenie Meet and Code będzie można oddać swój głos. Głosowanie odbywa się bezpośrednio na stronie meet-and-code.org. Organizacje mogą aktywnie zachęcać ludzi do oddania głosu właśnie na ich wydarzenie docierając do jak najszerszej liczby osób, m.in. poprzez media społecznościowe. Głos jest ważny tylko i wyłącznie po podaniu oraz weryfikacji adresu email. Z jednego adresu oddać można tylko jeden głos. TOP 10 wydarzeń z całej Europy, które zebrały najwięcej głosów, wyświetlone będzie przez cały okres głosowania na stronie Meet and Code. Reprezentanci trzech wydarzeń z największą liczbą głosów zaproszeni zostaną na Award Weekend.

    • Wybór przez Jury

      Wszystkie wydarzenia Meet and Code, które uczestniczą w jednej z czterech kategorii (nie wliczając publicznego głosowania), przejdą wstępną selekcję przeprowadzoną przez lokalnego partnera TechSoup a następnie przedstawione zostaną Jury, które wybierze spośród nich trzech finalistów (w tym zwycięzcę) każdej kategorii. Proces odbędzie się zgodnie z określoną procedurą.

  8. Nagrody: Trzech finalistów z każdej kategorii oraz wyłonionych podczas publicznego głosowania otrzyma wyróżnienie w formie zaproszenia na Award Weekend zamykający Meet and Code 2019, który obejmował będzie program ramowy oraz warsztaty. Wydatki związane z dojazdem, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem zostaną pokryte przez sponsora. W ramach zaproszenia dwie osoby z organizacji będą mogły uczstniczyć w Award Weekend. Dodatkowo najlepsze wydarzenie z każdej kategorii oraz zwycięzca publicznego głosowania otrzyma nagrodę pieniężną w wysokości 2000 euro.
  9. Odpowiedzialność prawna i sądowa: Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za podróż na ceremonię końcową. Postępowania sądowe są wykluczone.

Komunikacja zewnętrzna

Opis wydarzenia podany przez organizację, która zgłosiła wydarzenie, zostanie publicznie zaprezentowany na stronie meet-and-code.org.

Firma SAP, organizacja Haus des Stiftens gGmbH oraz partnerzy TechSoup Europe pragną wykorzystać powyższe informacje z raportów oraz wyników ankiet, jak również wszelkie dodatkowe informacje, zdjęcia, wideo, logo i inne przesłane przez organizacje, informacje o uczestnikach i zwycięzcach Meet and Code Award i zwycięzkich wydarzeniach w ramach własnego raportowania Meet and Code. Organizacje prowadzące wydarzenia otrzymają formularz zgody na tego typu publiczne wykorzystanie materiałów.

Jeśli jakiekolwiek materiały przesłane przez organizację naruszają prawa osób trzecich i w związku z tym skutkują wniesieniem roszczeń prawnych przez te osoby względem firmy SAP, organizacji Haus des Stiftens gGmbH i/lub któregokolwiek partnera TechSoup Europe, organizacja która przesłała materiały naruszające prawa osób trzecich jest zobowiązana do zwolnienia z odpowiedzialności i ochrony narażonej strony przed tego typu roszczeniami osób trzecich oraz wynikającymi z naruszenia praw kosztami.

Aby zapewnić odpowiednią widoczność inicjatywy, organizacje otrzymujące Fundusze SAP zobowiązane są do używania logo Meet and Code w swoich działaniach typu public relations związanych z ufundowanym wydarzeniem. Właściwe korzystanie z logo przedstawione jest w przewodniku po stylach (styleguide), który dostępny jest w zakładce z plikami do pobrania po zalogowaniu na stronie meet-and-code.org.



Zachęcamy także organizacje do używania oficjalnego hashtaga inicjatywy: #meetandcode oraz #SAP4Good w swoich mediach społecznościowych. Na stronie Meet and Code udostępniona zostanie ścianka social media pokazująca wszystkie posty wykorzystujące podany hashtag.

Wydarzenia Meet and Code zaplanowane są na Europejski Tydzień Kodowania (ang. Code Week) i mają na celu wzmocnienie tej ogólnoeuropejskiej inicjatywy. Dlatego też zachęcamy organizatorów ufundowanych wydarzeń do zarejestrowania ich także na stronie Code Week.

Obowiązki; odpowiedzialność prawna

Odpowiedzialność za realizację projektu ponosi organizacja pozarządowa zgłaszająca pomysł. Partnerzy inicjatywy, w tym Fundacja TechSoup, nie ponoszą żadnej odpowiedzialności, także prawnej, z tytułu projektu lub jego realizacji. Partnerzy inicjatywy nie ponoszą odpowiedzialności za niezrealizowanie projektu, szkody, straty lub uszczerbki na zdrowiu poniesione przez uczestników, osoby trzecie lub podmioty prawne, wynikające z rejestracji lub powstałe w ramach realizacji projektu. Partnerzy biorący udział w inicjatywie nie ponoszą również odpowiedzialności za prawne zobowiązania wobec uczestników w ramach projektu lub z niego wynikające, niezależnie od tego, czy zobowiązania te powiązane są z zasobami funduszowymi, czy nie.

Partnerzy inicjatywy nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu wynikające z udziału w wydarzeniu lub pobrania materiałów powiązanych z inicjatywą Meet and Code.

Projekty niezrealizowane; niewykorzystane środki finansowe

Jeżeli projekt nie zostanie zrealizowany lub po jego wdrożeniu pozostaną niewykorzystane środki finansowe, fundusze SAP należy wykorzystać w ciągu bieżącego roku kalendarzowego zgodnie ze statutem organizacji określającym tego typu projekty (czyt. związane z tematyką programowania). Obowiązek złożenia raportu o wykorzystaniu środków finansowych pozostaje bez zmian.