Warunki uczestnictwa


Warunki aplikowania o grant w ramach Meet and Code

O grant Meet and Code aplikować mogą tylko organizacje pozarządowe z Austrii, Bośnii i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czech, Francji, Hiszpanii, Irlandii, Kazachstanu, Macedonii, Niemiec, Polski, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Szwajcarii, Ukrainy, Węgier, Wielkiej Brytanii i Włoch. Wszystkie wydarzenia zgłoszone do Meet and Code powinny być zaplanowane na Europejski Tydzień Kodowania (od 6 do 21 października 2018) i skierowane do dzieci i młodzieży w wieku od 8 do 24 lat, a udział w nich powinien być darmowy dla uczestników. Więcej informacji w ‘Kryteria wyboru zgłoszonych pomysłów’.

Kto stoi za Meet and Code?

Organizatorami inicjatywy Meet and Code są firma SAP, niemiecka organizacja charytatywna Haus des Stiftens gGmbH oraz partnerzy sieci TechSoup Europe. W Polsce projekt realizuje Fundacja TechSoup prowadząca program TechSoup Polska, Technologie.org.pl oraz różnorodne działania edukacyjno-informacyjne skierowane do organizacji pozarządowych, a także koordynująca działania sieci TechSoup Europe.

Sponsorem inicjatywy jest firma SAP. Za rozwój incjatywy, przyznanie grantów w Niemczech, Austrii i Szwajcarii oraz koordynację środków przekazanych przez firmę SAP (określanych jako 'Fundusze SAP') odpowiada niemiecka organizacja non-profit Haus des Siftens gGmbH. Fundusze SAP przekazywane są przez Haus des Stiftens partnerom sieci TechSoup Europe odpowiedzialnym za koordynację inicjatywy w poszczególnych krajach. Inicjatywa wspierana jest także przez wielu zaangażowanych sponsorów.

Zgłaszanie pomysłu na wydarzenie

Projekty (określane jako 'pomysły na wydarzenia') mogą być zgłaszane jedynie poprzez formularz rejestracyjny na stronie www.meet-and-code.org. Ponadto, pomysły na wydarzenia zgłaszać mogą jedynie organizacje posiadające status non-profit w swoim kraju.

Upoważnieni reprezentanci organizacji będą poproszeni o podanie danych rejestracyjnych organizacji, aktualnych danych kontaktowych oraz wpisanie szczegółowego opisu planowanego wydarzenia. Każda organizacja może zgłosić więcej niż jeden pomysł na wydarzenie, pod warunkiem, że wydarzenia te znacznie się od siebie różnią.

Ramy czasowe rejestracji

Organizacje pozarządowe będą mogły zgłaszać swoje pomysły od 04.06.2018 do 15.09.2018 włącznie. Decydującym czynnikiem podczas oceny wydarzeń przez lokalnego partnera będzie przekazanie przed zakończeniem rejestracji wszystkich wymaganych informacji i dokumentów.

Ocena pomysłów na wydarzenia

Każdy pomysł na wydarzenie zostanie oceniony przez Haus des Stiftens gGmbH lub właściwego partnera sieci TechSoup Europe - w Polsce odpowiedzialna za to jest Fundacja TechSoup. W ciągu czterech tygodni od rejestracji wydarzenia, na adres e-mail wyślemy powiadomienie z informacją o pozytywnym bądź negatywnym rozpatrzeniu zgłoszenia na wydarzenie.

Jeśli pomysł na wydarzenie zostanie odrzucony, organizacja może poprosić lokalnego partnera TechSoup o informację zwrotną, jaki był powód odrzucenia wniosku. Organizacja może następnie dopracować swój pomysł i zgłosić go ponownie. Jeśli wydarzenie po raz drugi zostanie odrzucone, nie ma możliwości jego kolejnego zgłoszenia.

Zaakceptowane wydarzenia, które otrzymają grant na realizację zostaną automatycznie opublikowane na stronie www.meet-and-code.org i będą widoczne dla wszystkich użytkowników strony.

Czas na przeprowadzenie sfinansowanych wydarzeń

Wydarzenie musi odbyć się w trakcie Europejskiego Tygodnia Kodowania między 6 a 21 października 2018 roku.

Wysokość grantu

Każde wydarzenie ocenione pozytywnie otrzyma kwotę w wysokości nieprzekraczającej 400 €. Haus des Stiftens gGmbH zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia wysokości Funduszy SAP w pojedynczych przypadkach.

Kryteria wyboru zgłoszonych pomysłów

  1. Wydarzenie musi dotyczyć tematyki programowania lub nowych technologii. Może być to hakaton przeprowadzony w szkole, warsztat z języków programowania takich jak Scratch czy HTML dla członków stowarzyszenia, zespołu szkół lub innej grupy, seminarium dotyczące IoT lub sztucznej inteligencji – ważne, aby wydarzenie skupiało się na kodowaniu.
  2. Wydarzenie musi być skierowane, do co najmniej 20* osób, dzieci i młodzieży w wieku od 8 do 24 lat. (*Nie ma górnego limitu liczby uczestników.)
  3. Udział w wydarzeniu finansowanym w ramach inicjatywy Meet and Code musi być dla uczestników bezpłatny.
  4. Wydarzenia są organizowanie i przeprowadzane przez organizacje pozarządowe, które zgłosiły na nie pomysł. Organizacja zgłaszająca pomysł na wydarzenie jest odpowiedzialna za wszystko, co wydarzy się podczas planowania, organizacji oraz przeprowadzania projektu, jak również za czynności, które należy wykonać po samym wydarzeniu.
  5. Bezpośrednie i pośrednie środki finansowe mogą zostać wykorzystane jedynie na cele zgłoszonego projektu w ramach działalności nieodpłatnej.
  6. Obiecane fundusze zostaną wypłacone jedynie organizacjom, które będą w stanie potwierdzić swój status non-profit. Odpowiednie dokumenty poświadczające status non-profit muszą zostać przekazane w momencie rejestracji organizacji na stronie.
  7. Jeżeli organizacja spełni wszystkie kryteria, o przyznaniu funduszy zadecyduje Fundacja TechSoup.
  8. Fundacja TechSoup nie ma obowiązku do podania powodów odrzucenia, ani do przekazania grantu każdej aplikującej organizacji. Spełnienie kryteriów formalnych zgłoszenia nie skutkuje również żadnymi zobowiązaniami ze strony Fundacji TechSoup.

Kryteria wykluczające

Poniższe pomysły na wydarzenia są wykluczone z projektu:

  • Wydarzenia zaplanowane i realizowane w kraju nieobjętym projektem
  • Inicjatywy polityczne lub religijne
  • Projekty, z których skorzystają jedynie pojedyncze osoby
  • Projekty niezwiązane z Meet and Code
  • Wydarzenia niesłużące dobru społecznemu

Obowiązek raportowania

  1. O dofinansowanych wydarzeniach

    Każda organizacja pozarządowa otrzymująca grant jest zobowiązana do sporządzenia krótkiego raportu w ciągu dwóch dni od zakończenia wydarzenia. Osoba reprezentująca organizację powinna przesłać raport korzystając z formularza na stronie www.meet-and-code.org.

    Raport musi zawierać poniższe informacje:

    • Nazwa organizacji
    • Nazwa wydarzenia
    • Lokalizacja wydarzenia
    • Data wydarzenia
    • Charakter wydarzenia
    • Liczba i płeć uczestników

    Oczekujemy, że organizacja prześle także zdjęcia, filmy oraz materiały informacyjne dotyczące wydarzenia. Wykorzystując przesłane materiały informacyjne, w szczególności zdjęcia i filmy, organizacja zobowiązana jest do przestrzegania prawa właściwego dla swojego kraju i zwolnienia Haus des Stiftens gGmbH oraz wszystkich partnerów TechSoup z rozszczeć stron trzecich wynikających z naruszenia praw autorskich, prawa do konkurencji, przepisów dotyczących ochrony danych osobowych itp. W celu ochrony praw osób znajdujących się na zdjęciach, należy uzyskać od nich zgodę na publikację wizerunku (w przypadku osób niepełnoletnich jest to zgoda rodzica lub opiekuna prawnego).

    Organziacje pozarządowe, które otrzymają grant będą również zobowiązane do przeprowadzenia ankiety badającej wpływ wydarzenia na uczestników oraz ich wrażenia. Ankieta dostępna będzie na stronie www.meet-and-code.org.

  2. O wykorzystanych zasobach finansowych; potwierdzenie otrzymania darowizny

    Organizacja otrzyma drogą mailową od partnera sieci TechSoup Europe działającego w danym kraju umowę przekazania dotacji w ramach inicjatywy Meet and Code. W Polsce organizacją przekazującą grant jest Fundacja TechSoup. Ponadto, organizacja może zostać poproszona o przesłanie pisemnego potwierdzenia otrzymania darowizny.

  3. Termin przesłanie potwierdzenia i raportu

    Potwierdzenie otrzymania grantu powinno zostać przesłane przez organizację pozarządową w ciągu 14 dni od zakończenia wydarzenia. Raport merytoryczny oraz ocena wydarzenia powinny zostać przesłane przez organziację w ciągu 48 godzin od zakończenia wydarzenia.

Nagroda: Meet and Code Award

W tym roku firma SAP będzie miała przyjemność nagrodzić najlepsze pomysły na wydarzenia spośród zgłoszeń przesłanych ze wszystkich krajów uczestniczących w inicjatywie Meet and Code 2018. Udział jest dobrowolny i regulowany następującymi warunkami:

  1. Organizatorem Meet and Code Award jest firma SAP.
  2. Celem przyznania nagrody jest wyróżnienie najlepszych wydarzeń, które przygotują dzieci i młodzież na wyzwania świata cyfrowego i tym samym pobudzą ich wyobraźnię. Nejlepsze pomysły na wydarzenia w każdej z trzech poniżej opisanych kategorii zostaną zaprezentowane podczas ceremonii zamykającej inicjatywę, która odbędzie się w siedzibie SAP.
  3. Rejestracja: Organizacje aplikujące o grant Meet and Code mogą zdecydować podczas rejestracji wydarzenia, czy i w jakiej kategorii ich wydarzenie zostanie ocenione.
  4. Ocena wydarzeń zostanie przeprowadzona w podanych kategoriach zgodnie z poniższymi kryteriami:
    • Kick and Code (kategoria tematyczna)

      Wydarzenia Meet and Code mające na celu próbę rozwiązania zagadnienia/problemu związanego z piłką nożną przy wykorzystaniu programowania i technologii informatycznych lub podejmujące temat piłki nożnej w celu dotarcia do grupy docelowej i przybliżenia uczestnikom tematyki kodowania i nowych technologii.

    • Innovation (Innowacja)

      Wydarzenia Meet and Code, które rozwijają i promują kreatywne metody nauczania i/lub omawiają aktualne tematy technologiczne. W tej kategorii ocenimy wydarzenia, które są innowacyjne pod względem sposobu przybliżenia uczestnikom tematów cyfrowych, jak również wydarzenia, które podejmują się tematów związanych z najbardziej aktualnymi i dyskusyjnymi technologiami, takimi jak IoT, Blockchain, AI, drukowanie 3D itp.

    • Diversity (Różnorodność)

      Wydarzenia Meet and Code, które wykorzystują kodowanie i inne tematy cyfrowe, aby zapobiegać nierównościom społecznym. W tej kategorii ocenimy wydarzenia, które dążą do wyrównania szans, promują tolerancję oraz przeciwdziałają nierównościom wynikającym z różnicy płci, rasy, religii, niepełnosprawności, statusu społecznego lub ekonomicznego itp.

  5. Zakwalifikowane do ubiegania się o nagrodę są wydarzenia, które otrzymały grant Meet and Code. Pracownicy organizacji, jak również urzędnicy i inni pracownicy sektora publicznego są wykluczeni z konkursu.
  6. Procedura:
    • Runda 1

      W rundzie pierwszej wydarzenia konkurują ze sobą na poziomie krajowym. W każdym kraju w ramach jednej kategorii do kolejnej rundy zakwalifikują się dwa wydarzenia. Wydarzenia te zostaną wybrane w następujący sposób: jedno wydarzenie zostanie wyłonione podczas publicznego głosowania, natomiast drugie wydarzenie zostanie wybrane przez partnera koordynującego inicjatywę w danym kraju (w Polsce: Fundacja TechSoup).

      Publiczne głosowanie

      Głosowanie odbędzie się na stronie Meet and Code danego kraju. Organizacje będą mogły zdobywać głosy zachęcając ludzi do głosowania na ich wydarzenie. Oddany głos będzie ważny tylko jeśli adres e-mail podany podczas głosowania zostanie potwierdzony. Z jednego adresu mailowego można oddać tylko jeden głos, a do kolejnej rundy w danej kategorii przejdzie tylko jedno wydarzenie z najwyższą liczbą głosów.

      Organizacje mogą dotrzeć do swoich odbiorców zarówno kanałami online, jak i offline, i w ten sposób przyciągać uwagę i zachęcać odbiorców do oddania na nie głosu.

      Wybór przez partnera

      Partner sieci TechSoup Europe koordynujący inicjatywę w danym kraju wybierze drugie wydarzenie z każdej kategorii, które zakwalifikuje się do kolejnej rundy.

    • Runda 2

      Wszystkie zakwalifikowane wydarzenia zostaną zaprezentowane przed jury, które wybierze pięć najlepszych wydarzeń z każdej kategorii, zgodnie z przyjętymi kryteriami wyboru. Reprezentanci tych wydarzeń zostaną zaproszeni na ceremonię, a trzech zwycięzców dodatkowo otrzyma nagrodę pieniężną.

  7. Nagrody: Pięciu finalistów z każdej kategorii otrzyma wyróżnienie w formie zaproszenia na ceremonię zamykającą Meet and Code 2018, która zostanie zorganizowana w siedzibie SAP i będzie obejmowała program ramowy oraz warsztaty. Wydatki związane z dojazdem, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem zostaną pokryte przez sponsora. W ramach zaproszenia dwie osoby z organizacji będą mogły uczstniczyć w ceremonii końcowej. Dodatkowo trzy najlepsze wydarzenia, po jendym z każdej kategorii, otrzymają nagrodę pieniężną w wysokości 2500 euro.
  8. Odpowiedzialność prawna i sądowa: Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za podróż na ceremonię końcową. Postępowania sądowe są wykluczone.

Komunikacja zewnętrzna

Firma SAP, organizacja Haus des Stiftens gGmbH oraz partnerzy TechSoup Europe mają prawo do pełnego wykorzystania w swoich własnych raportach wyżej wspomnianych raportów oraz wyników ankiet, w tym dołączonych materiałów informacyjnych i audiowizualnych, jak również informacji o uczestnikach i zwycięzcach Meet and Code Award oraz zwycięzkich wydarzeniach.

Aby zapewnić odpowiednią widoczność inicjatywy, organizacje zobowiązane są do używania logo Meet and Code w swoich działaniach typu public relations związanych z ufundowanym wydarzeniem. Właściwe korzystanie z logo przedstawione jest w przewodniku po stylach (styleguide). Wykorzystanie logo musi zostać udokumentowane drogą mailową na adres info@meet-and-code.org.



Zachęcamy także organizacje do używania oficjalnego hashtaga inicjatywy: #meetandcode2018 w swoich mediach społecznościowych. Na stronie Meet and Code udostępniona zostanie ścianka social media pokazująca wszystkie posty wykorzystujące podany hashtag.

Wydarzenia Meet and Code zaplanowane są na Europejski Tydzień Kodowania (Code Week) i mają na celu wzmocnienie tej ogólnoeuropejskiej inicjatywy. Dlatego też zachęcamy organizatorów ufundowanych wydarzeń do zarejestrowania ich także na stronie Code Week.

Obowiązki; odpowiedzialność prawna

Odpowiedzialność za realizację projektu ponosi organizacja pozarządowa zgłaszająca pomysł. Partnerzy inicjatywy, w tym Fundacja TechSoup, nie ponoszą żadnej odpowiedzialności, także prawnej, z tytułu projektu lub jego realizacji. Partnerzy inicjatywy nie ponoszą odpowiedzialności za niezrealizowanie projektu, szkody, straty lub uszczerbki na zdrowiu poniesione przez uczestników, osoby trzecie lub podmioty prawne, wynikające z rejestracji lub powstałe w ramach realizacji projektu. Partnerzy biorący udział w inicjatywie nie ponoszą również odpowiedzialności za prawne zobowiązania wobec uczestników w ramach projektu lub z niego wynikające, niezależnie od tego, czy zobowiązania te powiązane są z zasobami funduszowymi, czy nie.

Partnerzy inicjatywy nie ponoszą odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu wynikające z udziału w wydarzeniu lub pobrania materiałów powiązanych z inicjatywą Meet and Code.

Projekty niezrealizowane; niewykorzystane środki finansowe

Jeżeli projekt nie zostanie zrealizowany lub po jego wdrożeniu pozostaną niewykorzystane środki finansowe, fundusze SAP należy wykorzystać w ciągu bieżącego roku kalendarzowego zgodnie z regulaminem podobnych projektów (związanych z tematyką programowania). Obowiązek złożenia raportu z wykorzystanych środków finansowych pozostaje w mocy.