Condiciones de participación


Criterios de elegibilidad para la subvención MEET AND CODE

Solo las organizaciones sin fines de lucro de Alemania, Austria, Bosnia Herzegovina, Bulgaria, República Checa, Croacia, Eslovaquia, Eslovenia, España, Francia, Hungría, Irlanda, Italia, Inglaterra, Kazajistán, Macedonia, Polonia, Rumania, Rusia, Serbia, Suiza y Ucrania son elegibles para las subvenciones MEET AND CODE. Todas las ideas sobre competencias digitales y programación que se presenten deberán ser planeadas según el marco de las pautas de la EU Code Week (Semana de la Programación de la UE, del 06 al 21 de octubre). Más información en la sección "Criterios de evaluación para las ideas de eventos presentadas".

¿Quiénes están detrás del MEET AND CODE?

Tras la iniciativa de MEET AND CODE están SAP, la entidad benéfica alemana Haus des Stiftens gGmbH y los socios locales de la red de TechSoup Europa.

Esta iniciativa está patrocinada por SAP. Y desarrollada por Haus des Stiftens gGmbH, responsables de la selección de los eventos a financiar en Alemania, Austria y Suiza, así como distribuir los fondos dispuestos por SAP (en adelante, también "SAP Funds"). Además, Haus des Stiftens gGmbH coordina la subvención de los eventos participantes a través de los socios locales de la red de TechSoup Europa y es responsable del resto de países. MEET AND CODE, también recibe el apoyo de un amplio grupo de comprometidos patrocinadores.

Presentando una idea de evento

Los eventos solo pueden presentarse previo registro en la web www.meet-and-code.org. Las ideas de evento solo pueden ser presentadas por entidades sin fines de lucro (en adelante, también ESFL) registradas en sus respectivos países.

Los representantes autorizados de la ESFL deberán presentar la descripción de la entidad y la idea del evento de forma detallada, y proveer una persona de contacto válida. Cada ESFL tiene derecho a presentar más de una idea de evento, siempre que sean ideas de evento significativamente diferentes.

Período de presentación de las ideas

Las ESFL deben presentar sus ideas de eventos entre el 04.06.2018 y el 15.09.2018, ambos días inclusive. El factor determinante para favorecer la evaluación de la idea por el socio local es proporcionar una documentación detallada al registrarla.

Evaluación de una idea de evento

Cada idea será evaluada por Haus des Stiftens gGmbH o, si fuese el caso, por el socio local de la red TechSoup Europa. Después de 4 semanas, se enviará un correo electrónico al representante de la ESFL, notificando si la idea presentada recibirá fondos o no.

Si una idea fuese rechazada, el socio local de la red TechSoup Europa puede indicar a la persona responsable la razón del rechazo, a petición de la ESFL. Se permite que la entidad revise la idea rechazada para presentarla de nuevo una segunda vez. Y de ser rechazada una segunda vez, la idea ya no podrá ser presentada.

Cada idea de evento que sea aprobada y promovida será publicada automáticamente en la web www.meet-and-code.org y será visible a todos los usuarios.

Período para realizar los eventos seleccionados

Las ideas de evento que sean seleccionadas para recibir fondos deberán realizarse coincidiendo con la EU Code Week, entre el 6 y el 21 de octubre de 2018.

Cantidad de la subvención MEET AND CODE

Cada idea de evento seleccionada recibirá 500 € de subvención para ponerla en marcha. En casos particulares, Haus des Stiftens gGmbH se puede reservar el derecho de incrementar o reducir la cantidad de fondos de SAP a recibir.

Criterios de evaluación para las ideas de evento presentadas

  1. Cada evento debe girar en torno al tema de la tecnología y la programación. Ya sea un hackatón en una escuela, un taller sobre Scratch o HTML a los miembros de una asociación u otro grupo, o un seminario sobre el Internet de las Cosas o sobre Inteligencia Artificial. El evento debe enfocarse en la programación (coding).
  2. Cada evento debe ser organizado para un mínimo de 20* niños o jóvenes, con edades entre los 8 y los 24 años (* sin límite máximo de participantes).
  3. La asistencia y participación en un evento patrocinado por la iniciativa MEET AND CODE debe ser totalmente gratuita.
  4. Los eventos son creados, gestionados y realizados íntegramente por la ESFL que presentó la idea para el evento. Esta entidad es la responsable de lo que ocurra durante la planificación, organización, ejecución y seguimiento del evento.
  5. Los fondos de la subvención solo pueden ser usados para los propósitos indicados en la idea del evento y para fines caritativos, ya sea de forma directa o indirecta.
  6. Los fondos que ofrece la subvención solo se pagarán a Entidades Sin Fines de Lucro (ESFL) que puedan demostrar su status de fines no lucrativos. Cuando se presente la idea de evento se deberá aportar la documentación necesaria para demostrarlo. 
  7. Haus des Stiftens gGmbH o, si fuese el caso, el socio local de la red TechSoup Europa, dictaminará el resultado del premio a discreción, una vez se hayan cumplido los criterios de selección.
  8. Participar en la iniciativa (enviar una idea de evento) MEET AND CODE no garantiza que la idea de evento sea elegida automáticamente para recibir una subvención, y los organizadores se reservan el derecho de rechazar cualquier idea de evento, sin tener obligación de justificar o comunicar los motivos de ello. Las ESFL no están obligadas a llevar a cabo la idea de evento tras recibir la donación si esto no fuese posible, pero tienen la obligación de gastar los fondos de la subvención recibida según lo indicado en la sección "Eventos cancelados; remanentes de subvenciones".

Criterios de exclusión

Las ideas de eventos con las siguientes características quedan excluidas de las subvenciones:

  • Que no se creen y desarrollen en alguno de los países participantes.
  • Políticas o religiosas.
  • Que solo beneficien a una sola persona (individuos particulares).
  • Que no estén relacionados con la temática de MEET AND CODE.
  • Que no promuevan el bienestar de la sociedad

Obligaciones de reporte de actividad

  1. Informe de los eventos subvencionados

    Todas las ESFL beneficiadas con una subvención para su idea de evento tiene la obligación de presentar un informe sobre el evento ya realizado dentro de un plazo de 2 días después de su finalización. La persona representante de la ESFL deberá presentar el informe usando el formulario correspondiente en la web www.meet-and-code.org.

    El informe debe incluir la siguiente información, como mínimo:

  • Nombre de la ESFL.
  • Título del evento.
  • Localización.
  • Fecha.
  • Tipo de evento.
  • Número de participantes y su género.

Los materiales que nos envíen sobre el evento celebrado (como evidencia), especialmente imágenes y vídeos, deberán ser obtenidos y distribuidos respetando la legislación vigente en cada país. Haus des Stiftens gGmbH y sus socios locales de la red TechSoup Europa (incluido ILUNION Tecnología y Accesibilidad, S.A.) no serán responsables ante cualquier reclamación de terceros, por ejemplo: infracciones de derecho por copyright, marcas/trademark y otros derechos de propiedad industrial u otros derechos, y tampoco serán responsables ante posibles indemnizaciones derivadas de aquellos. Se deben obtener los correspondientes consentimientos informados necesarios para salvaguardar los derechos de privacidad de las personas retratadas o filmadas, especialmente en el caso de menores de edad, ya que deben contar con los permisos necesarios firmados por sus tutores legales.

Adicionalmente, las ESFL subvencionadas deben realizar una encuesta de satisfacción para medir el impacto del evento. Las entidades contarán con un formulario para la encuesta en la web www.meet-and-code.org.

  1. Sobre la utilización de recursos financieros; confirmación de la donación

    Las ESFL subvencionadas en Alemania, Austria y Suiza deben enviar una confirmación a Haus des Stiftens gGmbH de haber recibido la donación de la iniciativa MEET AND CODE. Y las entidades subvencionadas en el resto de países participantes se les solicitará, o no, que confirmen su donación enviando por correo electrónico un formulario de notificación.

  2. Plazos de entrega

    La ESFL beneficiada con una subvención debe preparar y enviar la confirmación de la donación en un plazo de 14 días después de finalizado el evento. Y debe preparar la evaluación e informe del evento en un plazo de 48 después de finalizado el evento.

Premio

Este año, SAP tiene el placer de premiar a la mejor idea de evento de cada país participante en la iniciativa MEET AND CODE 2018. La participación en estos premios es de carácter voluntario y está sujeta a las siguientes condiciones:

  1. Organizador: el organizador del evento es SAP.
  2. Objetivo: el objetivo del premio es destacar aquellos eventos que mejor preparen a niños y jóvenes para el mundo digital del mañana, incentivando así su imaginación. Las mejores ideas de evento recibidas en los países participantes, dentro de las 3 categorías descritas en el punto 4, serán presentadas en el evento de clausura en la sede de SAP.
  3. Registro: el registro para participar en el premio se hará al momento de inscribirse en MEET AND CODE, especificando en cuáles categorías se quiere participar.
  4. Evaluación: para evaluar las propuestas que se presenten al premio, se tomarán en cuenta las siguientes categorías y criterios:
  • Kick and Code (Tema del Año)

    Eventos de MEET AND CODE que buscan resolver una problemática relacionada con el fútbol usando TI o que usen la temática del fútbol para desarrollar actividades que acerquen el mundo de la TI y la programación a los grupos objetivos de la iniciativa. Estamos buscando eventos que conecten estos dos mundos de una manera creativa y decidida.

  • Innovation (Innovación)

    Eventos de MEET AND CODE que desarrollen y promuevan de forma métodos creativos de enseñanza y/o que exploran la actualidad de temas digitales y TI. Estamos buscando eventos que sean innovadores en sus formas de llegar al público objetivo y conectarlo con temas relacionados con la TI, así como también eventos que incorporan tecnologías revolucionarias como IoT, blockchain, IA, impresión 3D, etc…

  • Diversity (Diversidad)

    Eventos de MEET AND CODE que utilicen la TI u otros temas digitales para abordar y reducir las desigualdades presentes en su comunidad o la sociedad en general. Estamos buscando eventos que aumenten la igualdad de oportunidades, promueven la tolerancia y desmantelen las desigualdades basadas en el género, la raza, la religión, las discapacidades, el status socioeconómico, etc.

  • Elegibilidad: pueden optar a los premio las ESFL que hayan sido seleccionadas para recibir una subvención MEET AND CODE para patrocinar su idea de evento. Quedan excluidos a optar por el premio los empleados de las entidades organizadores, así como funcionarios y empleados públicos.
  • Proceso: el proceso de selección es el siguiente:
  • Primera ronda

    En la primera ronda los eventos compiten entre sí a nivel nacional. En cada país, dos eventos por categoría, se calificarán para la siguiente ronda. La calificación se lleva a cabo de dos maneras: un evento se selecciona a través de votación popular y otro evento será seleccionado por el socio local de la red TechSoup Europa.

    Votación

    La votación tendrá lugar en la web de MEET AND CODE. Las entidades captarán votos invitando a que las personas voten por su evento. Para que se cuente un voto, el votante deberá facilitar y confirmar su dirección de correo electrónico. Cada dirección de correo electrónico solo puede votar una vez. Solo el evento con el mayor número de votos calificará para la segunda ronda.

    Las entidades pueden usar diferentes canales de comunicación, online y offline para llamar la atención sobre sus eventos y animar a las personas a votar por ellos.

    Selección

    El socio local de la red TechSoup Europa (en España, ILUNION Tecnología y Accesibilidad, S.A. con el Programa Dono) seleccionará un evento por categoría para calificar para la segunda ronda.

  • Segunda ronda

    Todos los eventos calificados serán preparados y presentados a un jurado para su evaluación. El jurado seleccionará cinco ganadores por categoría de acuerdo con un procedimiento de selección definido.

  • Premios: las 5 ideas de eventos finalistas en cada categoría serán premiadas con una invitación al evento de premiación y clausura que se organizará en la sede SAP, junto otras actividades y talleres, que incluye los gastos de desplazamiento, alojamiento y comida cubiertos por el patrocinador, hasta 2 personas por ESFL premiada. Y el primer premio en cada categoría recibirá un premio adicional en metálico de 2.500 €.
  • Responsabilidad legal: las entidades organizadoras no tienen responsabilidad alguna sobre lo que pueda suceder durante el viaje al evento que se realizara en las oficinas de SAP para otorgar los premios y clausurar la iniciativa. Todo proceso legal relacionado queda excluido.

Comunicación de MEET AND CODE

SAP, Haus des Stiftens gGmbH Haus des Stiftens gGmbH y sus socios locales de la red TechSoup Europa (en España, ILUNION Tecnología y Accesibilidad, S.A.) están autorizados a usar el material informativo suministrado, la información sobre participantes y ganadores incluidos en las ideas de evento presentadas, las encuestas y los reportes de los eventos hechos por las ESFL participantes en MEET AND CODE como parte de sus propios reportes.

Para enfatizar la participación en la iniciativa de MEET AND CODE, las ESFL tienen la obligación de utilizar el logotipo de MEET AND CODE en todas sus comunicaciones relacionadas con el evento. El uso correcto del logotipo se explica en la guía de estilo de la iniciativa MEET AND CODE en la web (por definir: www.meet-and-code.org/style-guide-coming-soon). El uso que se haya hecho del logotipo MEET AND CODE por parte de la entidad participante, debe informarse y documentarse mediante envío de correo electrónico a: info@meet-and-code.org.



Adicionalmente, animamos a las ESFL participantes a utilizar en sus publicaciones en redes sociales el hashtag de la iniciativa MEET AND CODE: #meetandcode2018. MEET AND CODE dispondrá de un muro en redes sociales donde recopilará todas las publicaciones que se hagan con el hashtag #meetandcode2018 presentándolos en los sitios web de MEET AND CODE.

MEET AND CODE se llevará a cabo coincidiendo con la UE Code Week y tiene el objetivo de fortalecer esta iniciativa europea.  Por consiguiente, animamos a todas las ESFL beneficiadas con una subvención a registrar los eventos en la web de UE Code Week.

Responsabilidades legales

Las ESFL que presenten una idea de evento y sean elegidas para recibir una subvención, son responsables de ejecutar el evento. Haus des Stiftens gGmbH y sus socios locales de la red TechSoup Europa (incluido ILUNION Tecnología y Accesibilidad, S.A.) no se hacen responsables de la idea de evento, su implementación y ejecución, o de cualquier daño o perjuicio que puedan sufrir las personas y entidades participantes durante implementación y ejecución del evento, estén relacionados o no con la subvención otorgada. 

Haus des Stiftens gGmbH y sus socios locales de la red TechSoup Europa (incluido ILUNION Tecnología y Accesibilidad, S.A.) no se hacen responsables de los daños a equipos informáticos relacionados con la descarga de materiales de la iniciativa MEET AND CODE.

Eventos cancelados; remanentes de subvenciones

Si un evento no puede ser ejecutado o queda sin usar parte de los fondos de la subvención tras hacer el evento, la subvención de SAP debe ser usada antes de que finalice el año en curso (2018) en alguna actividad sin fines de lucro similar a la idea de evento que se presentó originalmente, y en concordancia con la misión y actividades de la ESFL. Las obligaciones contraídas al recibir la subvención, indicadas en "Obligaciones de reporte de actividad", continúan vigentes.